Airtours personuppgiftspolicy

Nya Airtours City Breaks of Sweden AB, med organisationsnummer 556558-5519, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter vi samlar in från dig. Dina personuppgifter tillhör dig och att ta väl hand om de personuppgifter du delar med oss är av yttersta vikt för oss på Airtours. Vi vill att du känner dig trygg i att dina uppgifter är säkra hos oss och att du förstår hur vi använder dessa med avsikt att ge dig en bättre, mer unik och inspirerande reseupplevelse.

Denna policy redogör för:

• Hur Airtours samlar in dina personuppgifter
• Vilka personuppgifter vi samlar in
• Hur vi behandlar dina personuppgifter och på vilka lagliga grunder
• Till vilka vi kan behöva skicka dina personuppgifter
• Hur länge vi sparar dina personuppgifter
• Hur vi skyddar dina personuppgifter
• Vilka rättigheter du som registrerad har

Allmänna begrepp

Airtours följer EUs förordning, GDPR (General Data Protection Regulation) 2016/679 av den 27 april 2016 som ersätter PUL och dikterar hur personuppgifter tillhörande EU medborgare skall behandlas. Nedan följer en kortfattad sammanställning av de begrepp och definitioner som används i förordningen. För en fullständig dokumentation av GDPR så hänvisar vi till Datainspektionen, https://www.datainspektionen.se

• Personuppgifter
  All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet räknas enligt personuppgiftslagen som personuppgifter.
• Behandling
  Alla former av åtgärder med personuppgifter är personuppgiftsbehandling, till exempel insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, ändring, utlämning eller spridning.
• Pseudonymisering
  behandling av personuppgifter på ett sätt som innebär att personuppgifterna inte längre kan tillskrivas en specifik registrerad utan att kompletterande uppgifter används.
• Personuppgiftsansvarig
  Personuppgiftsansvarig är den organisation (till exempel aktiebolag, stiftelse, förening eller myndighet) som bestämmer för vilka ändamål uppgifterna ska behandlas och hur behandlingen ska gå till.
• Personuppgiftsbiträde
  En fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning.
• Mottagare
  En Fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet eller institution till vilken personuppgifterna utlämnas.
• Samtycke
  varje slag av frivillig, specifik, informerad och otvetydig viljeyttring, genom vilken den registrerade, antingen genom ett uttalande eller genom en entydig bekräftande handling, godtar behandling av personuppgifter som rör hen.
• Personuppgiftsincident
  en säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring eller till obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till de personuppgifter som överförts, lagrats eller på annat sätt behandlats,

Hur vi samlar in Personuppgifter

Vi samlar in information som du lämnar när du bokar ett researrangemang, en tilläggstjänst, vid personlig kontakt på våra destinationer eller vid event, när du registrerar dig för nyhetsbrev, deltar i en tävling, svarar på enkäter/undersökningar, ställer en fråga på Airtours kontaktsida, tar kontakt med Airtours via privatmeddelanden på sociala medier, e-postar, ringer eller tar kontakt med vår kundtjänst.

Vi samlar in information i form av ditt användande av tjänsten när du använder vår webbplats eller någon annan digitaltjänst från oss. Vi samlar också in uppgifter om hur du navigerar i tjänsten, vilka sökningar du gör och vilka reseprodukter du är intresserad av.

Vi samlar in information från tredje part som lämnar personuppgifter om dig eller andra personer i resesällskapet, t.ex. om du har bokat via en återförsäljare eller om en person genomför en bokning där du ingår eller om någon annan har varit i kontakt med oss för din räkning. Vi förutsätter att den som lämnar uppgifterna har samtliga resenärers samtycke till att lämna dessa personuppgifter till Airtours.

Vilka personuppgifter vi samlar in

Airtours samlar in följande kategorier av information för de ändamål som beskrivs i efterföljande avsnitt:

Namn, telefonnummer, e-post och kön. För barn samlar vi även in födelsedata för att kunna göra en korrekt prissättning av resan eller tilläggstjänsten.

Bokningsnummer, reseinformation (destination, resedatum mm), information om köp (vald betallösning, genomfört köp m.m.) och eventuell köp av tilläggstjänster som exempelvis transfer och utflykter.

Information om din hälsa, t.ex. sjukdomar eller funktionshinder. Genom att lämna uppgifter om din hälsa och samtycker till behandling av uppgifterna så godkänner du att vi använder din hälsoinformation för att administrera och leverera den resetjänst du beställt. Denna kategori av information innefattar även om du t.ex. är diabetiker eller allergiker och vill ha anpassad kost på flyg. Om du accepterat att fylla i en utvärdering efter din resa så faller informationen och åsikterna du lämnat också under denna kategori.

Information om enheten (pc, padda, smartphone) som du använt för att kommunicera med Airtours hemsida såsom t.ex. IP-adress, språkinställningar, webbinställningar, operativsystem, plattform, skärmupplösningar samt information om din geografiska placering. Vi samlar även in information om hur du interagerar med Airtours t.ex. hur du använder våra tjänster, inklusive svarstid för sidor, nedladdningsfel, hur du nådde och lämnade tjänsten, såväl som leveransnotiser när vi kontaktar dig, läs mer i vår cookiepolicy

Hur vi använder dina personuppgifter

All data används för att tillhandahålla, utföra och förbättra Airtours tjänster. Nedan redovisas för vilka ändamål Airtours behandlar era personuppgifter och vilken rättslig grund behandlingen stödjer sig på.

Airtours behandlar dina personuppgifter för administration och leverans av resetjänst, dvs. för att kunna fullgöra avtalet med dig. I detta ingår att ställa ut resedokument, administrera hotell- och flygbokningar, tilläggstjänster, utflykter på destinationerna, genomföra betalningar och administrera eventuella ändringar inför och under din resa. Den rättsliga grunden för behandlingen är Avtal.

Vi använder dina personuppgifter när du kontaktar oss med frågor, synpunkter eller reklamationer för att ge dig den kundvård du har rätt till i enlighet med det avtal du ingått med oss. Vi behandlar dina personuppgifter, namn och bokningsnummer, för att kunna fullfölja serviceärenden kopplade till din resa. Den rättsliga grunden för behandlingen är Avtal.

Vi använder dina personuppgifter för utskick av information via e-post, sms och/eller telefonsamtal för att fullgöra avtalet med dig. Detta inkluderar bland annat att skicka bokningsbekräftelse, viktig information inför och under din resa, erbjudanden kopplade till resan, eventuella avvikelser som kan uppstå och betalningspåminnelser. Den rättsliga grunden för behandlingen är Avtal.

Dina kontaktuppgifter och din bokningsinformation kan också användas efter resan för erbjudande om deltagande i en kundundersökning i syfte att förbättra och utveckla vår resetjänst. Deltagande i kundundersökningen är frivillig. Den rättsliga grunden för behandlingen är Samtycke.

Om du har anmält dig till vårt nyhetsbrev använder vi dina personuppgifter för att skicka nyhetsbrevet till dig och för att anpassa innehållet i nyhetsbrevet till just dig. Det är dels din e-postadress och dels uppgifter om din resehistorik, ditt användarmönster och dina preferenser. Genom att använda dessa uppgifter kan vi ge dig de erbjudanden som vi tror att du har störst intresse och nytta av. Med varje nyhetsbrev följer en möjlighet att avsäga sig ytterligare nyhetsbrev. Den rättsliga grunden för behandlingen är Samtycke.

På vår webbplats använder vi information om våra användare för s.k. personifiering. Det innebär att vi använder uppgifter vi har samlat in om dig och din användning av våra tjänster för att påverka hur innehållet på vår webbplats ser ut när just du besöker oss. Anpassningen kan t.ex. vara att vi sparar och visar uppgifter om resmål du sökt på tidigare språkpreferenser, och att vi visar annonser och erbjudanden som vi tror passar just dig och dina reseönskemål.

Vi använder oss även av personifiering i vår kommunikation via sociala medier och webannonsering på andra webbplatser än Airtours.se. Den tekniska lösningen för att åstadkomma detta bygger på s.k. Cookies, läs mer i vår cookiepolicy.

För de delar av marknadsföringen som hanteras av Google hänvisar vi till deras villkor: Googles Privacy & Terms site

Den rättsliga grunden för behandlingen är samtycke.

Information om sålda resor och tilläggstjänster utgör även en del av bokföringsunderlaget i Airtours ekonomiska redovisning. Personuppgifterna kan i förekommande fall användas för att uppfylla förpliktelser enligt lagar och förordningar t.ex. gällande säkerhet, reklamation, immigration och tullkontroll.

Den rättsliga grunden för behandlingen är Rättslig förpliktelse.

För att utveckla och förbättra våra tjänster och service använder vi i huvudsak avpersonifierade uppgifter på aggregerad nivå Det kan dock förekomma att vi använder information som t.ex. användarbeteende, bokningsinformation som vi har samlat in om det är relevant för ändamålet. Den rättsliga grunden för behandlingen är Intresseavvägning, d.v.s. vårt berättigade intresse av att förbättra vår resetjänst och vår service till dig.

Vilka vi behöver lämna dina personuppgifter till

Airtours kan komma att lämna ut dina personuppgifter till andra bolag och till noggrant utvalda partners. All överföring görs i syfte att uppfylla ändamålen med behandlingen av dina personuppgifter enligt ovan beskrivning. Vi vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med sådana bolag och partners. Mottagande bolag eller partner blir personuppgiftsansvariga alternativt personuppgiftsbiträden i sin vidare behandling av era personuppgifter. Nedan följer redovisning av de bolag och partners vi i förekommande fall behöver lämna ut era personuppgifter till för att kunna fullfölja vårt avtal med er.

Airtours använder sig av flygförmedlaren Amadeus Scandinavia AB i vissa fall. Till Amadeus lämnar vi ut information om namn, ålder, telefonnummer, e-postadress och kön på samtliga passagerare i sällskapet. Amadeus lämnar dessa uppgifter vidare till aktuellt flygbolag.

Till den handling agent, vanligtvis Paxport Group AB, som representerar det flygbolag som transporterar dig och ditt eventuella resesällskap till destinationen, behöver vi lämna information om namn, ålder, telefonnummer, e-postadress och kön på samtliga passagerare i sällskapet.

Airtours använder sig i vissa fall av rumsförmedlaren Hotelbeds för att boka hotellrum på destinationen. Till Hotelbeds lämnar Airtours ut uppgifter om namn, ålder och kön på samtliga i resesällskapet.

På de hotell som Airtours har egna avtal med finns ofta en s.k. Incoming Agent som är partner till Airtours på destinationen och sköter all kontakt med hotellet rörande rumsfördelning, transfer mm. Till denna, eller när sådan saknas direkt till hotellet, lämnar vi uppgifter om namn, och kön på samtliga i resesällskapet. Finns barn med i sällskapet lämnas uppgift om ålder på dessa.

När du betalar din resa på nätet så använder vi oss av följande betalningstjänster:

• Nets
  Nets vars tekniska plattform drivs av bolaget Nets Sweden AB. Till Nets lämnar du själv vid betalningen dina personuppgifter inklusive eventuella kortuppgifter.
• Swish
  Swish vars tekniska plattform drivs av bolaget Getswish AB. Till Swish lämnar du själv vid betalningen dina personuppgifter inklusive telefonnummer.

Airtours använder sig, i de fall vi inte själva arrangerar transfer med hjälp av Incoming agent (se ovan), av transfertjänsten A2B Transfers. När du bokar denna typ av transfer så skickar vi relevanta personuppgifter om huvudbokaren till A2B Transfers.

Om du bokar en hyrbil på resmålet via Airtours så skickar vi dina personuppgifter till den lokala biluthyraren. Vilken denna är framgår av din bokningsbekräftelse.

På vissa av våra destinationer kan flygbolaget själva eller via företaget Gateretail erbjuda taxfreeförsäljning. Till denna partner lämnar vi ut huvudbokarens namn och e-postadress för att de skall kunna skicka ut en katalog med taxfree produkter.

I samband med din resa kan vi behöva nå dig med SMS meddelanden om olika händelser som kräver din uppmärksamhet. För att distribuera dessa meddelanden använder vi oss av Link Mobility Group till vilken vi lämnar ut mobilnumret till huvudbokaren av resan.

Om du tecknar reseförsäkring eller bagageförsäkring via Airtours så lämnar vi ut relevanta personuppgifter till försäkringsbolaget Solid försäkringar. Avbeställningsförsäkring administreras av Airtours själva.

Om du vill reklamera eller klaga på någon del i researrangemanget så hanterar vi din reklamation i en extern IT tjänst som drivs av företaget Zendesk. Till denna tjänst överförs nödvändiga personuppgifter för att kunna hantera din reklamation.

Om du samtyckt till att ta emot våra nyhetsbrev så redigeras och distribueras dessa av Apsis International AB. Till Apsis lämnar vi i så fall ut i sammanhanget relevanta personuppgifter.

Hur länge vi sparar dina personuppgifter

Vi lagrar endast dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för de ändamål som framgår av den här Policyn och vi följer även vad som är god sed i branschen och de rekommendationer och riktlinjer som finns.

Samma personuppgift kan dock lagras på flera olika ställen för olika ändamål. Detta innebär att vi kan komma att radera en uppgift ur ett system när den inte längre behövs där, samtidigt som uppgiften fortsätter lagras i ett annat system om ändamålet finns kvar för just det systemet. Om uppgifter behövs efter denna period för analytiska, historiska eller andra legitima kommersiella syften kommer vi vidta lämpliga åtgärder för att anonymisera dessa uppgifter så att dessa inte längre kan härröras till er person.

Dina kontaktuppgifter sparas i vår kunddatabas så länge det finns bokningsinformation knuten till ditt kundkonto som av redovisningsskäl måste lagras i 7 år. Se mer om detta i nästa avsnitt.

Om du inte har någon bokningsinformation knuten till ditt kundkonto så sparas dina kunduppgifter så länge som du prenumererar på vårt nyhetsbrev eller är aktiv på Min Resa. Därefter raderas dina kontaktuppgifter.

Som framgår i avsnittet ovan så lagrar vi bokningsinformationen av redovisningsskäl i 7 år. All bokningsinformation raderas efter sjunde bokslutsårets utgång.

Information kopplad till bokningen men som inte utgör redovisningsunderlag, se beskrivning av känsliga personuppgifter ovan, raderas så fort de inte längre behövs för att genomföra resan, utreda ett reklamationsärende eller försäkringsärende.

Känsliga personuppgifter är oftast kopplade till din bokningsinformation. Airtours behåller inga sådana personuppgifter längre än absolut nödvändigt.

Den information vi samlar in i denna kategori beskrivs i avsnittet om vilka personuppgifter vi samlar in ovan. Insamlad information hamnar i de tjänsters databaser vi använder vid insamlandet och delvis i er egen enhet (Pc, Padda, Smartphone) i form av s.k. Cookies.

De data som hamnar i tjänsteleverantörernas databasers raderas efter 26 månader. De data som lagras i er egen enhet har ni själv möjlighet att radera genom att rensa bort historik och cookies i er webbläsare.

Hur skyddar vi dina personuppgifter

Airtours är väl medvetna om hur viktigt det är med integritet för våra kunder och webbplatsbesökare. Det är därför vår högsta prioritet att se till att dina personuppgifter är skyddade enligt säkerhetskraven i dataskyddsförordningen artikel 5 § 1, stycke f. För att leva upp till detta vidtar vi lämpliga och i branschen rekommenderade säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot förlust eller obehörig åtkomst, användning, ändring eller röjande.

Vi arbetar tillsammans med våra personuppgiftsbiträden med inriktningen "inbyggt dataskydd och dataskydd som standard" som ledstjärna för att kontinuerligt höja säkerheten.

Airtours är också skyldiga enligt dataskyddsförordningen artikel 33 § 1 att inom 72 timmar rapportera en eventuellt inträffad personuppgiftsincident till Datainspektionen.

Personuppgiftsbehandling som är nödvändig för att vi ska kunna ingå och fullgöra ett avtal med dig eller för att vi ska kunna fullgöra en rättslig skyldighet är tillåten utan ditt samtycke.
För att vi ska kunna samla in och hantera dina personuppgifter i något annat syfte krävs däremot att du samtycker till behandlingen i de fall Airtours inte kan hävda intresseavvägning som skäl. Du lämnar samtycke till sådan hantering av dina personuppgifter i samband med att du använder våra tjänster på Airtours.se, vid kontakt med våra resesäljare, med ett av våra ombud eller en med resebyrå som säljer våra produkter.

Du har enligt Dataskyddsförordningens artikel 7 § 3 rätt att när som helst återkalla det samtycke du gett Airtours att behandla dina personuppgifter. Återkallandet gäller då bara den behandlings vars rättsliga grund utgörs av ditt samtycke. I Airtours fall gäller det de nyhetsbrev, den personifiering, det eventuella deltagande i kundundersökningar du samtyckt till.
För att återkalla ditt samtycke till all personuppgiftsbehandling som grundar sig på ditt samtycke skickar du en underskriven begäran till:

Nya Airtours City Breaks of Sweden AB
Birger Jarlsgatan 64
114 29 Stockholm.

Om du bara vill avsäga dig fortsatta nyhetsbrev så kan du göra det med hjälp av det erbjudande om återkallande som följer med varje nyhetsbrev.

Du har enligt Dataskyddsförordningens artikel 15 § 1 & 3 rätt att få bekräftelse på att dina personuppgifter har behandlats av Airtours, i vilket syfte detta sker samt till vilka dina personuppgifter skickats vidare. Du kan kostnadsfritt, max en gång per år, inkomma med en skriftlig, underskriven begäran om ett utdrag ur våra register för att få svar på ovanstående frågor. Begäran skall innehålla en kopia på giltig legitimationshandling vidimerad av två personer. Utdraget levereras via epost till den e-postadress ni anger, dels som en läsbar PDF fil och dels i ett portabelt XML format.
Önskar ni få utdraget på papper, var vänlig bifoga ett frankerat och adresserat kuvert.
Ansökan skickas till:

Nya Airtours City Breaks of Sweden AB
Birger Jarlsgatan 64
114 29 Stockholm

Om du finner att de personuppgifter vi har om dig inte är korrekta har du enligt Dataskyddsförordningens artikel 16 rätt att få dessa korrigerade. Om rättningen avser dina kontaktuppgifter kan du själv rätta dessa på www.airtours.se/minresa.
För korrigering av andra personuppgifter inkom med begäran om detta med en skriftlig, underskriven begäran. Begäran skall innehålla en kopia på giltig legitimationshandling vidimerad av två personer.

Du har enligt Dataskyddsförordningens artikel 17 rätt att få dina personuppgifter raderade ur våra register. Den information som behövs för fullgörande av vårt avtal med dig, för att hantera ett eventuellt reklamationsärende, samt den bokningsinformation som utgör vårt redovisningsunderlag gentemot myndigheterna kan inte raderas omgående. Se avsnittet om hur länge och varför vi sparar dina personuppgifter. För vidare förklaring om vad som gäller vid begäran om radering se dataskyddsförordningen artikel 17 i sin helhet.
Har vi inga uppgifter som måste sparas av ovan nämnda skäl så kan du lämna in en skriftlig underskriven begäran om radering. Begäran skall innehålla en kopia på giltig legitimationshandling vidimerad av två personer. Begäran skickas till:

Nya Airtours City Breaks of Sweden AB
Birger Jarlsgatan 64
114 29 Stockholm

Om du anser att Airtours bryter mot GDPR eller annan integritetslagstiftning kan du vända sig till Integritetsskyddsmyndigheten. Läs mer på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats